O Instituto Bairral, em atividade desde 1937, vem acumulando, ao longo dos seus quase 75 anos de existência, uma enorme quantidade de prontuários de seus pacientes, que contêm as evoluções técnicas e prescrições medicamentosas realizadas no decorrer desse período. São cerca de 85.000 prontuários, muitos deles com inestimável valor histórico e técnico, permeando parâmetros importantíssimos da história da psiquiatria.
Com o passar dos anos, esse elevadíssimo volume de prontuários, mantido principalmente por exigência legal, passou a ocupar grandes áreas para seu armazenamento, gerando a necessidade de mão-de-obra e custos cada vez maiores para sua manutenção. O risco de perda da documentação primária pela ação do tempo também foi um fator que sempre preocupou.
Foi pensando nesses problemas, e tendo em conta ainda a necessidade de agilizar as consultas e principalmente de preservar tão importante patrimônio histórico e científico, que o Instituto Bairral resolveu criar, em 2009, um programa de digitalização de prontuários. O primeiro passo do processo consiste em prepará-los, um a um, mantendo a íntegra de seu conteúdo e na sequência original encontrada. A preparação envolve a retirada de grampos, acerto das extremidades das folhas e, em alguns casos, pequenas restaurações. Após essa fase inicial o prontuário é digitalizado em scanner profissional, gerando um arquivo no formato “pdf”. Este arquivo é renomeado de uma maneira que permite indexá-lo facilmente por meio de um software elaborado no próprio hospital pelo setor de Tecnologia da Informação. Após o processo de digitalização, os prontuários originais são embalados e encaminhados para um novo local, especialmente preparado para a guarda dos mesmos. Assim, mesmo após a obtenção da versão virtual do documento, a fonte primária é preservada.
Trata-se de um procedimento realizado com muito cuidado, cujo ritmo atual é de 8.000 prontuários digitalizados por ano. O programa é executado por dois funcionários com dedicação exclusiva. A digitalização desses documentos resulta em muitos benefícios, entre eles:
- Localização e disponibilização on-line dos prontuários
- Otimização de espaço físico
- Eliminação de extravios
- Preservação das informações
- Facilitação de acesso a pesquisadores
- Acesso simultâneo do conteúdo do mesmo prontuário por múltiplos usuários
- Otimização de pessoal
- Possibilidade de cópias sem o manuseio do documento primário
Com esse programa de digitalização o Instituto Bairral garante a preservação de valiosa fonte de pesquisa, provavelmente sem igual no Brasil.
