Programa de Digitalização de Prontuários – Interesse histórico e científico

9 anos atrás - Bastidores

O Instituto Bairral, em atividade desde 1937, vem acumulando, ao longo dos seus quase 75 anos de existência, uma enorme quantidade de prontuários de seus pacientes, que contêm as evoluções técnicas e prescrições medicamentosas realizadas no decorrer desse período.  São cerca de 85.000 prontuários, muitos deles com inestimável valor histórico e técnico, permeando parâmetros importantíssimos da história da psiquiatria.

Com o passar dos anos, esse elevadíssimo volume de prontuários, mantido principalmente por exigência legal, passou a ocupar grandes áreas para seu armazenamento, gerando a necessidade de mão-de-obra e custos cada vez maiores para sua manutenção. O risco de perda da documentação primária pela ação do tempo também foi um fator que sempre preocupou.

Foi pensando nesses problemas, e tendo em conta ainda a necessidade de agilizar as consultas e principalmente de preservar tão importante patrimônio histórico e científico, que o Instituto Bairral resolveu criar, em 2009, um programa de digitalização de prontuários. O primeiro passo do processo consiste em prepará-los, um a um, mantendo a íntegra de seu conteúdo e na sequência original encontrada. A preparação envolve a retirada de grampos, acerto das extremidades das folhas e, em alguns casos, pequenas restaurações. Após essa fase inicial o prontuário é digitalizado em scanner profissional, gerando um arquivo no formato “pdf”. Este arquivo é renomeado de uma maneira que permite indexá-lo facilmente por meio de um software elaborado no próprio hospital pelo setor de Tecnologia da Informação. Após o processo de digitalização, os prontuários originais são embalados e encaminhados para um novo local, especialmente preparado para a guarda dos mesmos. Assim, mesmo após a obtenção da versão virtual do documento, a fonte primária é preservada.

Trata-se de um procedimento realizado com muito cuidado, cujo ritmo atual é de 8.000 prontuários digitalizados por ano. O programa é executado por dois funcionários com dedicação exclusiva. A digitalização desses documentos resulta em muitos benefícios, entre eles:

  • Localização e disponibilização on-line dos prontuários
  • Otimização de espaço físico
  • Eliminação de extravios
  • Preservação das informações
  • Facilitação de acesso a pesquisadores
  • Acesso simultâneo do conteúdo do mesmo prontuário por múltiplos usuários
  • Otimização de pessoal
  • Possibilidade de cópias sem o manuseio do documento primário

Com esse programa de digitalização o Instituto Bairral garante a preservação de valiosa fonte de pesquisa, provavelmente sem igual no Brasil.

Digitalização Prontuários

Preparo do prontuário para ser digitalizado

Digitalização Prontuários

Preparo do prontuário para ser digitalizado

Digitalização Prontuários

Digitalização do prontuário em scanner profissional

Digitalização Prontuários

Cadastro do prontuário digitalizado em software próprio

Digitalização Prontuários

Funcionários do setor de digitalização de prontuários